本日は、1989年に出版され今なお読まれているベストセラー本、「ハーバード流交渉術」の要約をしたいと思います。

すごく理論的にまとまっている本で、交渉の原理原則から不利な状況の具体的な対応策まで書かれているので、持っておいて損はない一冊だと思います。

ハーバード流交渉術

ロジャーフィッシャー(著),ウィリアムユーリー(著),金山宣夫(訳),浅井和子(訳),三笠書房 (1989/12/19)

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※2011年に改訂版も発売されているようです。今回は私が読んだこちらを要約します。

こんな方におすすめ！

• 社内外の調整を行っているビジネスパーソン
• 調整で振り回されて疲れる、苦手と感じている方
• ご自身の交渉をもう一歩レベルアップしたいと考えている方

大前提：友好関係が深まる交渉をしよう

まず、大前提ですが交渉は人と人の話し合い。当たり前ですが人はコンピュータと違って感情があります。お互いが納得・満足して終わるように、友好関係が深まるように終えることが理想的です。だからこそ『相手に思いやりをもって接しているか』自問自答し、交渉に臨みつづけましょう。

Point 1：人と問題とを分離せよ

人は感情を交え話しますが、交渉事では時としてその感情が交渉をややこしくしてしまうことがあります。

そのため、まず意識することは

私たちは、なんの問題を解決しようとしているのか

という”問題”にフォーカスを当て、交渉相手と問題を分離することです。

①分離するために：相手の立場に立って心情を察する

コップに入っている半分の水を『まだ半分』と思うか『もう半分』と思うか人によって分かれるように、人によって事実の捉え方は異なります。
相手が各年の平均気温の変化、出生率、株価など客観的な事実を並べられたとしても、それをどう解釈しているかは相手次第です。

人と問題を分離しつつも『相手だったらどう思うのか』という視点で相手の心情を察する心がけをすることで、問題の裏側に隠れている本当の問題へとたどり着き、相手が言っている問題以上の解決につながるかもしれません。

Point 2：相手の主張ではなく利害に焦点を合わせよ

本書で定義する利害とは、本音の部分の願望や関心です。

相手となぜ主張が衝突しているのか、その主張の背景を掘り下げて見ましょう。また同様に自分自身の主張も掘り下げ、根底にある考えを顕在化させましょう。

①焦点を合わせるときに意識すること：利害が双方の利益になることがある

交渉というと、どうしても対立関係をイメージしてしまいますが、利害（本音の願望や関心）を聴くことが出来ると、結果として双方の利益になりことがあります。

例えば、賃貸物件を探している人(借家人)と家主とでは、次のような共通の利益が見えてきます

主張はこのような利害を包括して述べているいわば結論です。ですので、掘り下げ1つずつ整理することで、自分が納得できる糸口を見つけれるかもしれません。

Point 3：行動を決定する前に多くの可能性を考えだせ

交渉前、双方とも自分の主張が正しいと思いがちです。
しかし、Point1,2のプロセスを踏むことで、自分の主張が正しくなかったと気づくかもしれません。
なぜ主張が正しくなかったかというと、問題を分離し見えてくる相手の心情や利害が、当初の想定と異なるからです。

自分の主張が正しかったことを証明したいわけではないはずです。
あくまでも交渉のゴールは、”お互いが納得・満足して終えること”。正しくないことがわかったら、お互いが納得・満足して終える答えを再度探しましょう。

本書では最適解に至る手法として、”①ブレインストーミング”、”②問題を一般論⇔具体案という2つの切り口から見つめ直す”などで解決の選択肢を増やすことを提案しています。

Point 4：結果はあくまでも客観的基準によるべきことを強調せよ

選択肢が出揃ったあとは、その選択肢の中から1つを選ぶだけです。
ただ、この決定を主観（＝感情）に委ねては本末転倒です。

そもそもお互いが何によって納得・満足するかは人それぞれです。ですので、市場価格、専門家の意見、法律といった公平なモノサシを用いて客観的基準を定めるようにしましょう。

重要なことは、基準作りに自身の感情を持ち込まないこと。あくまで論理的に話し合うことです。さらに恣意的な基準にならないようにする方法として「一人がケーキを切り、もう一方が選ぶ方式を取れ」と本書では述べています。

”一人がケーキを切り、もう一方が選ぶ方式を取れ”とは、一人は基準作りで主導権を持ち(＝ケーキを切る人)、もう一方は作った基準から好きな基準を選択する（＝ケーキを選ぶ）という意味です。

基準が1つのモノサシにならないことが前提ではありますが、こうすることで最終的な合意に納得感を持って進めることが出来ると述べています。

感想

本書を最初に読んだ時、”人と問題を分離せよ”から始まるにも関わらず。あまりにも多くの部分で人の感情について説明が書かれていて戸惑いました。

しかし本書を何度も読む中で、感情が交渉時に及ぼすマイナス面をロジカルシンキングを使って排除しつつも、友好関係が深まる結果に至るために気にしたほうがいい感情があることを教えているのだとわかりました。

おまけ：関連本

別の切り口からより交渉について理解を深めたい方は、次の本もオススメです。

ザ・ゴール 2 ― 思考プロセス

エリヤフ・ゴールドラット(著),三本木亮 (訳),ダイヤモンド社 (2002/2/23)

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私は本書のコミック版を読みましたが、こちらはPpoint2-①で記載した”双方の利益の発見”を図を用いて視覚化する方法（思考プロセス）についてまとまっています。図を書くことで誰にでもわかりやすく見返しやすくなりますし、本書では、その図をビジネス上の課題解決に応用しているので、交渉以外の活用方法も学ぶことが出来ます。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

本の要約のため、本書に書かれた数々の具体例は全部割愛してしまいました。具体例には、そのまま使える受け答えまで記載されていますので、もし興味を持たれた方はぜひ読んでみてください(^^)！

ではでは、本日も素敵な一日になりますように。

今回はタスク管理に関する記事を投稿します。

タスク管理。仕事をしている人なら必ず意識することではないでしょうか。生産性を求められている以上、タスク管理は避けて通れないことかと思います。

本記事を通じて、今日よりも生産性アップのヒントになれば幸いです。

■王道のタスク管理がフィットしなかった理由：書くのがめんどう

私は今まで、裏紙・付箋・ノート・手帳・スマホのタスク管理アプリを試してきましたが、どれもしっくり来ませんでした。

しっくりこない理由は

• 裏紙・付箋：書いたメモ自体がいつの間にかどこかに消えてしまう。
• ノート・手帳：肝心なときに手元にない。あとで見返しにくい。
• スマホアプリ：入力に時間がかかる。

といったツールごとの理由もあるのですが、何より、

”書くのがめんどくさい！！”

これに尽きました。
「書くことで覚える」とか、「アプリだったら共有も簡単」と言いますが、そんなメリットが面倒くささを上回ることもなく、モヤモヤしながらタスク管理を行っている日々。

そんなとき、タスク管理とは関係なく手にとった本を読み、私の悩みを解消してくれる方法にめぐり逢いました！！

■受信メールでタスク管理を行う

アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニック

森 新(著) ,ダイヤモンド社; 第1版(2019/3/27)

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私が手にとった本はアウトルックの仕事術の本です。
基本的にアウトルックにかける時間を最小化するショートカットや設定方法が事細かに書かれていたのですが、その中のノウハウに、受信メールでのタスク管理が書かれていました。

受信メールでタスク管理を行うとは

このタスク管理方法の概要は次のとおりです。

1. 受信メールに”完了”フォルダを作成する
2. 受信したメールの返事や対応を行ったものは完了フォルダに移動する

これだけです。ちなみに小技ですが、ドラッグアンドドロップもめんどうな場合は、フォルダ移動のショートカットを予め設定しておくことで、フォルダ移動もより簡単にすることができます。

このタスク管理のメリットは、

• 自分自身でメモ書きがいらないこと
• メモ書きをしないので紙も使用しないこと
• メールなら、PC・スマホのどちらからでも確認ができること
• メール検索を行うことでタスク検索も容易であること

まさに今までの私のモヤモヤをすべて解消してくれる方法でした(^^)！

■設定方法：gmailの場合

では、具体的にどうおこなうのか。
このタスク管理術はアウトルック以外の他のツールでも実施可能ですので、試しにgmailの場合で説明します。

1.完了フォルダ（＝ラベル）を作成する

gmailの場合、”アウトルックのフォルダ＝ラベル”になりますので、まず最初に完了ラベルを作成します。

gmailの画面左下にある”新しいラベルを作成”を選択し、”完了”ラベルを作成してください。

すると先程にはなかった画面、左に完了ラベルが作成されます。

2.受信メールを完了ラベルに移動する

完了ラベルが作成できたら受信メールに届くメールを完了ラベルに移動するだけ。ドラッグアンドドロップでも出来ますし、次のように移動ボタンからも実施することが可能です。

ただ個人的におすすめな方法は、移動もショートカットを使う方法。ショートカットキーは"v"を押すだけ。するとすぐに移動先の指定が出来ますので、矢印キーで完了ラベルを選択すれば終了です。

※ショートカットキーは予めgmailのショートカットを有効にする必要がありますので、ショートカットを有効にする方法は下記リンクを参考にしてみてください。
まさか使ってないの！？Gmailの厳選ショートカットキー8つと設定方法

■受信画面は基本、からっぽ！

この方法を実践すると、最終的な受信画面は次のようになります。

そうです。基本的に受信トレイには何もない状態です。

正直、上図は極端な例で、重いタスクはしばらく時間を要することから、多少のメールは残ることになりますが、私の場合、帰宅前は多くても10通前後メールが受信画面に表示されています。

■受信メールによるタスク管理で困ることはない

私はかれこれ1年以上、この方法を実践していますが基本的に困ったことはありません。
それは次の理由が考えられます。

• 重要な話は、エビデンスを残す意味でも自分自身からメールを送信しているため、相手から返信があるだけで受信メールのタスクへと変わる
• 添付ファイルがあるものは基本的に重要なタスクに絡むものが多い
• チャットや電話で解決できる内容は、その場で片付けて残さない
• リマインドメール機能と組み合わせれば、受信メールでのタスク管理がさらにレベルアップする

いかがでしたでしょうか。

タスク管理方法は人それぞれのスタイルがある話ですので、一様に参考になる話ではありませんが、上述のしっくりこない理由に共感いただけた方は、今後のヒントになるかもしれません。

最後まで読んでいただき有難うございます。
ではでは、本日も素敵な一日になりますように。

突然ですが、エッセンシャル思考という本を読んだことがありますか。私は最近読み、公私ともに考え方が変わりました。今回は、本を読んでみたけど、行動に移せていない方や『考え方はわかったけど、具体的にどう仕事に活かしたらわからない方』向けに、私が実践していることやその気づきを記載します。今後のご参考になれば幸いです。

こんな方におすすめ！

2014年に発売された本書は、オリラジのあっちゃんや、サラタメさんなど多くの方に紹介されているベストセラー本で、本当にやりたいことのみに集中する方法がまとめられています。内容はyoutuberがわかりやすくまとめてくださっているので、本の概要はそちらをご活用ください(一例として中田敦彦のYouTube大学をアップします)。

point!!

気づき

本質的に重要なことの見つけ方は、日々の優先順位付けの積み重ね

突然ですが、
”仕事中にお菓子を食べることと、お客様からのメールに返信をすることどちらが大事ですか？”と質問されれば10人中10人が後者を選ぶと思います。

では、

”納期を1日過ぎているお客様対応と、緊急のトラブル対応が起こってしまった場合、どちらの対応が大事ですか？”と質問されたらどちらを選びますか？
『両者のお客様との関係性による。同じチームの人の協力を得られるか考える』など、すぐに答えを出すことは難しいと思います。

”本質的に重要なこと”＝”日々の業務で最も重要視すること”と定義するならば、本質的に重要なこととは、上述のようなAとBどちらのほうが大事であるかという優先順位をつけ続けることで発見できると思います。

急に本質的なことは何か？と考え始めても『そんなのわからないよ』と投げ出したくなりますが、上述のような難しいAとB、2つの比較であれば考えやすいのではないでしょうか。
もちろん、先程の納期とトラブルのように、簡単に答えが出せないものもあります。ただ、そこで投げ出さずに優先順位をつけ続けると、その先に本質的に重要なことがぼんやり見えるようになりました。

優先順位を付け続けると低いことに時間を割きたくなくなる

私は優先順位をつけ続けた結果、”優先順位が低いことは○○である”と明確な答えが持てるようになりました。

優先順位づけが出来てなかった頃は、つけれてないが故に闇雲に業務をこなしていましたが、優先順位がつけられるようになると、何に多くの時間を割いたほうがいいか、そして何に時間を割かないほうがいいか具体的にわかるようになりました。

割かないほうがいいとわかっていることに、時間を回すことは苦痛ですので徐々に優先順位が低いことへ時間を割かなくなりました。

No!と言うのが苦手な私の優先順位が低いことへの対処法

では、具体的にどうやって優先順位が低いことの時間を減らしたらいいのでしょうか。

私は、「No!!」といえないタイプなので、言えない中でどう対応するか考えた結果、次の方法に落ち着きました。

依頼を断らなくていいように、巻き込まれないようにする

まず意識することは、優先順位の低いことに巻き込まれないようにすることです。巻き込まれなければ依頼されることもなく、断らなくても済みます。

これは実施していく中で気づきましたが、優先順位が明確になると、具体的に何が低いことなのかハッキリしているため、今まで以上に”嫌な予感”が鋭くなります（笑）

『あれ、なんか優先順位が低いことに話が移り始めるような・・・』

そんな気がしたら、その場から立ち去るか、会議中で立ち去ることが出来ない場合は、空気のように影を潜めます（笑笑）

そうすることで、優先順位が低いことに極力関わらないようになりました。

予想される工数によって対応方法を分ける

いくら巻き込まれないようにしても、優先順位の低いことをお願いされることはあります。その場合、私は”対応にかかる時間”によって、返答をわけることにしました。

①比較的、少ない時間で対応が終わる場合
大前提ですが、仕事をしたくないから断りたいわけではなく、より成果を上げるために大事なことへ集中したいから断ります。
そのため、社内外問わず、依頼してくださった方との関係を崩したいわけではありません。ですので私はその依頼にかかる工数が少ない(優先順位の高い業務に支障が出ない)場合は、対応することにしました。
ただし、かける時間は依頼してくださった方の期待値を超える最小限の時間にすると決めました。そうすることで、その方との関係は良好で、こちらの時間も最小限で終わることが出来ると考えています。

②結構な時間を割かなければいけない場合
依頼内容を聞いていくと、『これは結構な時間を取られそう』ということも発生します。その場合、私は今の実情を正直に話すことにしています。

具体的にいうと
「いま、A、B、Cのタスクを抱えていて月末までは忙しいです。来月からはD、Eのタスクも来ることからすぐに対応できる目処が立たない状況です。急ぎの場合は他の方にお願いしたほうがスムーズかと思いますが、いかがでしょうか」

上記は、タスク量のことしか触れませんでしたが、KPIを設定している場合は、KPIに連動しているタスクA、B、Cと依頼内容のどちらが重要なのか一緒に検討してもらうことで、相手に納得してもらうようにしています。

万が一、タスクCより依頼内容のほうが優先順位が高いとわかった場合は、聞いた時点の私の認識が誤っていたのでタスクCを捨て（後回しにする）、依頼内容を実施します。

いかがでしたでしょうか。長い社会人生活をより充実した生活にするために、少しでも参考になれば幸いです。

「エッセンシャル思考」ではより多くのノウハウも紹介されていますので、まだ読まれていない方は読んでも損はしないと思います！

ではでは、今日も素敵な一日になりますように。

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

グレッグ・マキューン(著),高橋璃子(訳),かんき出版 (2014/11/17)

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就職活動や転職活動でほぼ聞かれる「あなたの強みはなんですか。」という質問。

自分自身で考えたり、友達に聞いたり、両親に聞いてまとめることが多いかもしれませんが、履歴書に書きながらしっくりこないことも多いかもしれません。

今回は強みを知りたい方向けにオススメの本をご紹介します。

さあ、才能(じぶん)に目覚めよう 新版 ストレングス・ファインダー2.0

トム・ラス(著),古屋博子(訳),日本経済新聞出版; 新版 (2017/4/13)

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point!!

気づき

強みを知り、強みを伸ばすと正のスパイラルに入れる！？

本書は『長所を伸ばしたほうが人は何倍も成長する』という考えのもとに開発された分析手法です。

私は社会人6年目のときに本書を知り、自己分析（ストレングス・ファインダー）を行いました。その結果、私は①分析思考②責任感③未来志向④個別化⑤学習欲が強みであるとわかりました。強みを知り『やっぱり』と思う項目もあれば『そうなんだぁ』と発見もあり利用して良かったと思っています。

特に良かった点は、本書で知った強みを行動につなげることで正のスパイラルに入れたことです。

具体的に記載すると、

• 分析思考と学習欲が強みであることを知り、分析に関する勉強に注力した
• もともと数学が好きだったこともあり統計学を用いたデータサイエンスに興味を持った
• データサイエンスの勉強をしながら、どのように仕事に活かせるか試行錯誤した
• 勉強をし続けた結果、社内でもデータサイエンス分野に詳しい人になった
• 仕事で試行錯誤を行った結果、社内で”データサイエンスに詳しい人”という認知度が上がり、関連する仕事のヘルプが増えた
• ヘルプの仕事を対応することで感謝され、実績も得られ、『データサイエンス分野で貢献できる』という自信がついた
• 自信がついたことで、お客様や大勢の前でも自身を持って堂々と説明できるようになった

といった具合です。

また、強みであるということは、弱みを克服するよりも早く成長できるので、成長の実感もしやすくモチベーションも維持しやすいことも発見でした。

本書では強みをどのように活かしたらいいかについても触れていますので、分析を行って本書を読み、強みを伸ばすアクションを始めると正のスパイラルに入れるかもしれません。

興味を持たれた方はぜひ読んでみてください(^^)！

ではでは、本日も素敵な一日になりますように。

ベストセラー本である”「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の考え方”の部下編です。元スターバックスCEOである岩田松雄さんの本はどれもわかりやすい言葉で書かれていてスラスラと読むことができます。

これから社会人生活がスタートする方や、もっと大きい仕事を任せてほしいと悩んでいる方にオススメの一冊です。

point!!

気づき

まずは過剰すぎる報連相から

報連相は5W2Hを用いて事実だけを述べる

私は、どんな職種、どんな仕事であっても出てくる報連相はまさに仕事の基本だと考えています。逆にいうと報連相ができていれば職種や仕事が変わっても「基本は出来ている」という認識を持ってもらえるのではないでしょうか。

本書で書かれている報連相は、まさに報連相の基本を具体的に教えてくれます。

• 過剰すぎる報連相

報連相が少なくて困る上司はいても、多くて困る上司は基本的にいません。なぜなら、多い場合は、一言「その報連相はしなくてもいいよ」と部下に伝えればいいからです。上司にとって一番困ることは、報連相がなかった結果、知らない間にお客様へご迷惑がかけてしまっている状況。軽症ならまだ良いかもしれませんが、重症だと部下を庇いたくても庇えなくなってしまう可能性があります。

そのため、新入社員のうちは特に報連相をこまめに行いながら、上司がのぞむ報連相に近づけていくことが大事です。

過剰すぎるところから削ることで、上司は『どんな状況でもきちんと報連相してくれるから、別の仕事を任せても大丈夫だな』と思ってもらえるようになります。

• ５W2Hを用いて事実だけをのべる報連相

こまめに報連相と言われても、どのように報連相していいか最初は悩むもの。そんなときは、5W2Hと事実を組み合わせて報連相を行うと良いです。

例えば、

上記例文にはwhereがありませんでしたが、上記のような事実だけの報告をしてくれると、上司は過去の経験と照らし合わせて状況を客観的に理解しやすくなります。

逆に困る報連相は、「〇〇会社のAさんから連絡があり報告書を前倒しで作成してほしいとのことです。報告書を私が作成してもよろしいでしょうか」というような情報が不足している報連相。部下に作成を任せてもいいのか、上司が作成したほうがいいかを判断するwhyが不足しているため、判断できません。

また「〇〇会社のAさんから連絡がありました。大変慌てている様子で報告書を作成してほしいと話していました。急いで報告書を作成してもよろしでしょうか」という報連相。これは前述の困る報連相よりもさらに困ります。whyが不足しているだけでなく、慌てている様子という部下の主観が入っているために、明日までに必要で慌てているか、来週までで慌てているかの判断がつきません。

特に大事だと思った2つのポイントを私の経験を踏まえて記載しました。本書では他にも報連相についての大事なポイントをまとめていますので、任される部下になるため、ぜひ手にとって見てください！

仕事の報酬は仕事である

社会人生活では腑に落ちない仕事や、やりたくない仕事を行う機会も多々出てくるとかと思います。しかし、そこでモチベーションを落とさずに自分自身で納得する目標設定を行ったり、楽しみを見出し、精一杯仕事をすることが大切です。

なぜなら、その姿を同僚、同期が必ず見ているからです。そして上司も精一杯仕事をしてくれた部下には、『次の機会で面白い仕事を任せてみよう』と期待してくれるはずです。

会社という組織で働く以上、面白い仕事を渡したくても渡せない時期が長引くかもしれません。ですがそれでも精一杯仕事をすることが大切です。なぜなら、精一杯行ったことは自分自身の糧となります。そして、急にチャンス(面白い仕事)が巡ってきても、そのチャンスを掴む手助けになるはずです。

どんな仕事でも精一杯することで自分自身がやりたかった仕事にたどり着けると信じて、今の仕事にチャレンジしてみてください。

今回は、新入社員に向けて本書の51の考え方からポイントを抜粋し、個人的な気づき、考えを記載させてもらいました。まだまだ多くの大切な考え方が本書には載っていますので興味を持たれた方はぜひ読んでみてください(^^)！

ではでは、本日も素敵な一日になりますように。

(文庫)「君にまかせたい」と言われる部下になる51の考え方

岩田松雄 (著),サンマーク出版 (2021/9/21)

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