おはようございます！susken(@sustaina_ken)です。
突然ですが、エッセンシャル思考という本を読んだことがありますか。私は最近読み、公私ともに考え方が変わりました。今回は、本を読んでみたけど、行動に移せていない方や『考え方はわかったけど、具体的にどう仕事に活かしたらわからない方』向けに、私が実践していることやその気づきを記載します。今後のご参考になれば幸いです。
目次
こんな方におすすめ！
- エッセンシャル思考を読んだことがある方
- エッセンシャル思考の実践方法がわからず行動に移せていない方
- 断ることが苦手だけどエッセンシャル思考を取り入れたい方
2014年に発売された本書は、オリラジのあっちゃんや、サラタメさんなど多くの方に紹介されているベストセラー本で、本当にやりたいことのみに集中する方法がまとめられています。内容はyoutuberがわかりやすくまとめてくださっているので、本の概要はそちらをご活用ください(一例として中田敦彦のYouTube大学をアップします)。
point!!
- 本質的に重要なことを知るために、日々の業務に優先順位づけの積み重ねを行う
- 本質的なことに集中するため、日々の業務にかかる時間を予想し、優先順位の低いことを取り組まなくてすむように工夫する
- 優先順位が低いと判断した場合、
①最初から関わらない
②工数に応じて、i.すぐに片付ける、ii.実情を打ち明けて相手に行えない理由を理解してもらう
ことで取り組まないようにする
気づき
本質的に重要なことの見つけ方は、日々の優先順位付けの積み重ね
突然ですが、
”仕事中にお菓子を食べることと、お客様からのメールに返信をすることどちらが大事ですか？”と質問されれば10人中10人が後者を選ぶと思います。
では、
”納期を1日過ぎているお客様対応と、緊急のトラブル対応が起こってしまった場合、どちらの対応が大事ですか？”と質問されたらどちらを選びますか？
『両者のお客様との関係性による。同じチームの人の協力を得られるか考える』など、すぐに答えを出すことは難しいと思います。
”本質的に重要なこと”＝”日々の業務で最も重要視すること”と定義するならば、本質的に重要なこととは、上述のようなAとBどちらのほうが大事であるかという優先順位をつけ続けることで発見できると思います。
急に本質的なことは何か？と考え始めても『そんなのわからないよ』と投げ出したくなりますが、上述のような難しいAとB、2つの比較であれば考えやすいのではないでしょうか。
もちろん、先程の納期とトラブルのように、簡単に答えが出せないものもあります。ただ、そこで投げ出さずに優先順位をつけ続けると、その先に本質的に重要なことがぼんやり見えるようになりました。
優先順位を付け続けると低いことに時間を割きたくなくなる
私は優先順位をつけ続けた結果、”優先順位が低いことは○○である”と明確な答えが持てるようになりました。
優先順位づけが出来てなかった頃は、つけれてないが故に闇雲に業務をこなしていましたが、優先順位がつけられるようになると、何に多くの時間を割いたほうがいいか、そして何に時間を割かないほうがいいか具体的にわかるようになりました。
割かないほうがいいとわかっていることに、時間を回すことは苦痛ですので徐々に優先順位が低いことへ時間を割かなくなりました。
No!と言うのが苦手な私の優先順位が低いことへの対処法
では、具体的にどうやって優先順位が低いことの時間を減らしたらいいのでしょうか。
私は、「No!!」といえないタイプなので、言えない中でどう対応するか考えた結果、次の方法に落ち着きました。
依頼を断らなくていいように、巻き込まれないようにする
まず意識することは、優先順位の低いことに巻き込まれないようにすることです。巻き込まれなければ依頼されることもなく、断らなくても済みます。
これは実施していく中で気づきましたが、優先順位が明確になると、具体的に何が低いことなのかハッキリしているため、今まで以上に”嫌な予感”が鋭くなります（笑）
『あれ、なんか優先順位が低いことに話が移り始めるような・・・』
そんな気がしたら、その場から立ち去るか、会議中で立ち去ることが出来ない場合は、空気のように影を潜めます（笑笑）
そうすることで、優先順位が低いことに極力関わらないようになりました。
予想される工数によって対応方法を分ける
いくら巻き込まれないようにしても、優先順位の低いことをお願いされることはあります。その場合、私は”対応にかかる時間”によって、返答をわけることにしました。
①比較的、少ない時間で対応が終わる場合
大前提ですが、仕事をしたくないから断りたいわけではなく、より成果を上げるために大事なことへ集中したいから断ります。
そのため、社内外問わず、依頼してくださった方との関係を崩したいわけではありません。ですので私はその依頼にかかる工数が少ない(優先順位の高い業務に支障が出ない)場合は、対応することにしました。
ただし、かける時間は依頼してくださった方の期待値を超える最小限の時間にすると決めました。そうすることで、その方との関係は良好で、こちらの時間も最小限で終わることが出来ると考えています。
②結構な時間を割かなければいけない場合
依頼内容を聞いていくと、『これは結構な時間を取られそう』ということも発生します。その場合、私は今の実情を正直に話すことにしています。
具体的にいうと
「いま、A、B、Cのタスクを抱えていて月末までは忙しいです。来月からはD、Eのタスクも来ることからすぐに対応できる目処が立たない状況です。急ぎの場合は他の方にお願いしたほうがスムーズかと思いますが、いかがでしょうか」
上記は、タスク量のことしか触れませんでしたが、KPIを設定している場合は、KPIに連動しているタスクA、B、Cと依頼内容のどちらが重要なのか一緒に検討してもらうことで、相手に納得してもらうようにしています。
万が一、タスクCより依頼内容のほうが優先順位が高いとわかった場合は、聞いた時点の私の認識が誤っていたのでタスクCを捨て（後回しにする）、依頼内容を実施します。
いかがでしたでしょうか。長い社会人生活をより充実した生活にするために、少しでも参考になれば幸いです。
「エッセンシャル思考」ではより多くのノウハウも紹介されていますので、まだ読まれていない方は読んでも損はしないと思います！
ではでは、今日も素敵な一日になりますように。
